財務プロセス

さようなら、延滞売掛金

エグゼクティブサマリー

売掛金の延滞が問題となる理由

延滞債権の実際の隠れたコストは驚異的です。それらが含まれます：
1. 管理時間とエネルギーの機会費用は、売掛金の処理に浪費されます。
2. クライアントとのれんが失われ、クライアントがあなたの会社について否定的に話すか、再購入を拒否する可能性が高くなります。
3. 不払い期間中の運用に資金を提供するための与信枠費用。
4. 現金不足と追加の管理ストレスを生み出すクレジット制限のラインを最大化する可能性。
5. 簿記係が明細書を送信し、請求書を修正する可能性があるための賃金費用。
6. アカウントの収集可能性を分析するためのCFOおよび年末の財務諸表監査人のコスト。

延滞債権と戦う方法

預金のパラダイムシフトを実装する：適切に実装された頭金プログラムは、文字通り売掛金をマイナスにする可能性があります。ボーナスとして、頭金の要件は、とにかく最終的にあなたに支払わないかもしれない顧客を選別するのに役立ちます。
用語を説明する文化を作りましょう。営業チームは販売しますが、顧客に前もって支払いの期待を説明するのが苦手なことで有名です。それは経営者によって企業文化に浸透し、営業マネージャーから下に流れる必要があります。
やり直しを緊急にする：多くの場合、不払いはクライアントの不満に根ざしています。そのため、延滞債権を回避するための1つの重要な方法は、手直しを緊急事態に近いものとして扱うことです。
ARを毎日見る適切な人を割り当てます：はい、毎日。そして、クライアントが通信する「方法」を見つける必要があります。
早期支払い条件を再考する：上記の手順1〜4を正しく実行すれば、おそらく早期支払い条件は必要ありません。ただし、ほとんどの成功した企業は、クライアントが短期間（通常は10日）以内に請求書を支払う場合に割引を提供します。
トレードノートを使用する：多くの場合、無料の顧客はキャッシュフローの問題を抱えています。何度も電話をかけたり訪問したりして「死んだ馬を打ち負かす」のではなく、その時点に達したときに、トレードノート（基本的には正式なローン）に切り替わるのが最も効果的です。

延滞債権の排除は考え方です

企業が売掛金をすり抜けることを許可することは非常に一般的です。
多くの場合、売掛金の残高を注意深く監視したり、真に気にしたりする人は誰もいません。
組織内の全員が売掛金を理解し、気にする必要があります。
延滞債権を排除するためのほとんどのステップは、ビジネスをうまく運営し、人々を公正かつ敬意を持って扱うステップとも一致しています。したがって、これらのステップを入念に実施することで、売掛金を削減するだけでなく、会社を前進させる力のある立場に置くことができます。

さようなら、延滞売掛金

数年前、私は「一般的な」売掛金のポジションを持っている会社で働いていました。

月間売上高$ 1,250,000の売掛金$ 1,000,000。売掛金の平均25日間の売上。
60,000ドルの売掛金は、請求日から90日以上経過しています。

1年後、彼らは平均していました：

月間売上が$ 1,300,000の場合の売掛金は$ 625,000、または売掛金の場合は14日間です。
請求日から90日以上経過した売掛金はわずか3,000ドルでした。
45,000ドルの古い売掛金は、忠実に返済され、残りの合計残高が39,000ドルの売掛金に変換されていました。

位置別の改善された売掛金のグラフ。

彼らはどのようにそれをしましたか？

答えを得る前に、私はそれを提案したいと思います 延滞債権は、起業家が直面する最も一般的で深刻な欲求不満の1つです。 –そして最も簡単に回避できるものの1つ。

としての私の仕事ではフリーランスのCFO 、私が見た売掛金の数が悪くなるのを数え始めることはできません。あなたがどんな規模のビジネスにも長い間携わってきたなら、あなたは私が話していることを知っています。

状況はそれぞれ異なりますが、一般的なパターンは次のようになります。

会社の営業担当者は、支払い条件をほとんど重視せずにクライアントに販売します。
会社は製品またはサービスを提供しますが、提供が予定より遅れているか、最終製品がクライアントの期待に応えていません。
クライアントは、製品またはサービスが完全に改善されるまで、すべての支払いを保留します。
会社の経営陣は、クライアントが手直しが完了するまで彼らを人質にとどめるために不払いを使用していることに不満を抱きます。
会社とクライアントの間で緊張した言葉が交換されます。
状況は相互に軽視されているブラックホールに陥ります。
元の請求書は、ARエージングスケジュールで古くなり始めます。
CFOは、月末の財務レビュー中に未収金の延滞に気づき、経営陣に言及します。
経営陣はしかめっ面をしてクライアントを「不合理」と呼びますが、「最終的には支払う」と「かなり自信を持っています」。

あなたが企業の上位95パーセンタイルにいない限り、これはあなたが眠っている間に私に言い返すことができるリストです。

売掛金の延滞が問題となる理由

延滞債権の実際の隠れたコストは驚異的です。それらが含まれます：

管理時間とエネルギーの機会費用は、売掛金の処理に浪費されます。
クライアントとのれんが失われ、クライアントが次のことを行う可能性が高くなります。-再度購入しない。 -あなたの会社について他の人に否定的に話します。
不払い期間中の運用に資金を提供するための与信枠費用。
現金不足と追加の管理ストレスを生み出すクレジット制限のラインを最大化する可能性。
簿記係が明細書を送信し、請求書を修正する可能性があるための賃金費用。
アカウントの収集可能性を分析するためのCFOおよび年末の財務諸表監査人のコスト。

これは完全なリストではありません。売掛金の競合から生じることが多い否定性と皮肉は、経営陣と会社の気分に大きな影響を与える可能性があります。これや他の無形資産の影響により、全費用を正確に定量化することは非常に困難ですが、おそらくほとんどの起業家が想像するよりも高くなります。

延滞債権の実際のコストと隠れたコストを示す図。

このようにする必要がありますか？

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サイクルを壊す

私のクライアント（および彼らに似た中堅企業の選択されたグループ）は、どの程度正確に売掛金を抑制し、より良い道を歩みましたか？

サイクルを壊すための6ステップのガイドは次のとおりです。

預金にパラダイムシフトを実装する 。あまりにも多くの企業や業界が、頭金を要求することは「私の業界では決して機能しない」という敗北主義的な態度をとっています。私は敬意を表して反対します。請負業者は、建設会議に行く方法を教えてくれ、プロジェクトを開始する前に、すべての仕事に10％の頭金が必要な方法を他の請負業者に説明しました。彼らの請負業者の友人は信じられない思いで彼らを見て、「どうやってそれをするの？」と尋ねました。

彼らの返事？「私たちはただそれを求めます。」

コンセプトはシンプルに聞こえますが、前払い預金が業界でどのように機能するかを理解していない起業家の数に驚いています。頭金は、会計、建設、小売、ヘルスケアなど、考えられるほぼすべての状況で機能します。しかし、そのコンセプトにコミットした経営陣と、単に「お金を求める」だけの自信を持った営業チームが必要です。

適切に実装された頭金プログラムは、文字通り売掛金をマイナスにする可能性があります 。はい、あなたはそれを正しく読んでいます。製品やサービスを提供したよりも多くの現金を集める企業はたくさんあります。顧客の頭金は、会社の現金をプラスに保つ信用枠として機能します。これは売掛金の抑制の極端なケースですが、多くの状況で手の届かないものではありません。

ボーナスとして、頭金の要件は、とにかく最終的にあなたに支払わないかもしれない顧客を選別するのに役立ちます。また、資格のある顧客は「市場から離れた」状態になります。小さな小切手を書いた後は、買い物を続ける可能性がはるかに低くなるからです。
用語を説明する文化を作る 。営業チームが販売します。彼らは販売に対して補償されます。多くの場合、その報酬は成約した取引に基づいています（販売が配信または収集されたわけではありません）。焦点は、クライアントに点線で署名させることにあります。

ただし、販売の確保に重点を置くと、回収の重要な鍵を無視する可能性があります。つまり、顧客に前もって支払いの期待を説明することです。

これは単純な手作業ではありません。これには、次のことを確認することが含まれます。
1. クライアントは支払う能力を持っています。
2. クライアントで資金を管理する人々は、条件を認識し、それらに同意します。
3. クライアントは、条件が満たされない限り注文が進まないことを理解しています。
営業担当者はこれらのタスクが苦手なことで有名であり、他の誰かにトランザクションのこの部分を処理させることが理にかなっているほどです。しかし、経験から、営業担当者がそれを行うとうまくいくことがわかりました。彼らはクライアントに精通しており、支払い条件を明確にするための適切なタイミングを見つけるのに最適な立場にあります。また、途中で用語を補強することもできます。

それは経営者によって企業文化に浸透しなければならず、この期待はセールスマネージャーから最新のセールスインターンに至るまで流れなければなりません。すべての営業チームのメンバーは、この話し合いなしで取引を成立させることを少し恐れて生きる必要があります。
やり直しを緊急にする 。多くの場合、不払いはクライアントの不満に根ざしています。これは、建設、製造、カスタム小売などの業界の企業に特に当てはまります。そのため、延滞債権を回避するための1つの重要な方法は、手直しを緊急事態に近いものとして扱うことです。

これには、営業チームだけでなく、会社全体が関与する文化の転換が必要です。たとえば、生産現場では、店長と生産労働者は、リワーク作業が優先されることを認識する必要があります。ショップの従業員全体も、品質管理は最初から物事を正しく行うことだけではなく、支払いを受けることでもあることを理解する必要があります。

私はかつて、「印刷機を止める」アプローチで手直しをしたメーカーと仕事をしました。なんらかの理由で商品が戻ってきたとき、店は仕事が最初に再建されることを知っていました。クライアントが彼らを幸せにするための努力を見るとき、それは不満の痛みを和らげるのに役立ちます。余分な努力はまた、クライアントが注文した製品やサービスがない期間を短縮します。どちらも支払いに劇的な影響を及ぼします。
ARを毎日見る適切な人を割り当てます 。はい、毎日。そして驚くべきことに、それは簿記係や営業マネージャーや所有者である必要はありません。私は、コレクションの役割を引き受けて素晴らしい仕事をした配達員がいる会社で働きました。彼は顧客に会いに行き、彼らと話し、延滞金を集めました。

この記事の冒頭のクライアントには、コレクションに対して信じられないほどのアプローチをしている人がいました。彼女は毎日、どのようなお金が入ってきて、何がまだ集められていないかを追跡していました。彼女はお金の流れを維持するために必要に応じて毎日連絡を取りました（主に電話をかけました）。

私が彼女から学んだもう一つのことは、遅い支払人からお金を引き出すための正確な手順でした。彼女は彼らに電話してただ話すでしょう。彼女は彼らと彼らのビジネスについて尋ね、物事がどうなっているのかを知りました。最終的に（そして彼女は時間をかけて）彼らの請求書を持ち出し、いつ支払われるか尋ねました。必ず、「木曜日に顧客から支払いがあり、その後、小切手を郵送します」と言うでしょう。そのようなコメントを聞いた後、ほとんどの人はそれを手放し、約束通りにチェックが来ることを望んでいました。

彼女ではありません。彼女は細心の注意を払い、顧客が支払いをしていると言ったその日に電話をかけました。顧客がまだ支払いをしていない場合は、翌日電話をかけ直し、顧客が言うことをそのままにします。

人々は本質的に彼らの言葉を守りたいと思っています、そして彼女は彼らに彼らのコミットメントを忠実に思い出させることによってそれを奨励しました。この絶え間ないフォローアップにより、彼らは延滞金を支払うだけでなく、リグマロールを回避するために将来的にタイムリーに支払うことがよくありました。
ブートストラップWebサイトとは

これに関する重要な観察事項の1つは、クライアントが通信する「方法」を見つける必要があるということです。一部のクライアントはメール、一部は電話、一部はテキストメッセージなどで作業します。会社が推奨するコミュニケーション方法を使用し、クライアントが応答することを期待することを間違えないでください。
早期支払い条件を再考する 。手順1〜4を正しく実行すれば、早期支払い条件は必要ないかもしれません。しかし、私の経験では、クライアントが短期間（通常は10日）以内に請求書を支払う場合、ほとんどの成功した企業は割引を提供します。

これらの割引は、売掛金の売上日数に劇的な影響を与える可能性があります。私が最初に参照したクライアントは、10日以内に支払われた場合、2％の割引を実装してから数か月以内に売掛金が40％減少するのを見ました。これにより、当座預金口座に約$ 400,000の一時的なポップが発生しました。

あなたが数学をするならば、10日での支払いのための1または2％の割引は数日早くあなたのポケットにお金を持っているために支払うために非常に高額な料金です。ただし、前に説明したように、延滞債権には高額な費用も伴います。そのため、多くの企業は、それらを完全に回避するために高額な料金を支払うことを選択します。

私が働いていたあるクライアントは、プロジェクトの開始時にクライアントが全額を支払った場合、3％の割引を提供しました。それがお金の時間的価値についてだけだったとしたら、それは非常に愚かな提案だったでしょう。
Javaのブートストラップとは何ですか

しかし、それはお金だけではありませんでした。この会社は高度にカスタム化された製品を販売しており、製品が納品されたとき、常にクライアントは少なくとも1つの満たされていない期待を抱いていました。事前に現金回収を方程式から外すことにより、リワークフェーズの途中で支払いを要求することにより、クライアントとの関係を損なうリスクを排除しました。

関連するが異なるアプローチは、単に請求書の期日を短縮することです。この概念は、会計ソフトウェアプロバイダーであるXeroから来ています。分析することによってクライアントの請求書データ、彼らは、「支払い期間が短い請求書は期限が過ぎてしまう可能性が高いが、それでも3〜4週間の支払いよりも早くお金を受け取ることができる」ことを発見しました。これは次の図に要約されています。

注意点：早期支払い割引のない短い期日は、特に特定の業界では、攻撃的で不合理に見える可能性があります。期日を決めるときは、自分で請求書を受け取ったらどう思うかを考えてください。
トレードノートを使用する 。多くの場合、無料の顧客はキャッシュフローの問題を抱えています。何度も電話をかけたり訪問したりして「死んだ馬を打ち負かす」のではなく、その時点に達したときに、トレードノート（基本的には正式なローン）に切り替わるのが最も効果的です。

私は、7年前に10万ドルの借金をしている顧客がいた私のクライアントの1人を思い浮かべます。私のクライアントは支払い計画に同意し、（廃業した）無給の会社の所有者は今日まで残高を削り続けています。毎月の少額の支払いと、いくつかの大きな支払いを組み合わせることで、残高は約20,000ドル減少しています。私のクライアントが一度に全額を強く押したり、法的措置をとると脅したりした場合、10万ドルの大部分は最終的には償却されたと思います。

この方法は、冒頭の例でクライアントが90日を超える大きな売掛金を収集するために使用したツールでした。彼らは、古い残高を売掛金から受取手形に移し、妥当な利息を伴う適度な月々の支払い（多くの場合、月額約1,000ドル）の回収を開始しました。残高を0ドルに減らすのに約3年かかりましたが、最終的には事実上すべてが収集されました。また、ステップ1〜5のいくつかを実装することにより、有料の売掛金に代わる新しい古い売掛金はありませんでした。

トレードノートの設定に関するいくつかのポイントは次のとおりです。
1. 可能であれば、常に直接会って書類について話し合い、署名します。必要に応じて3時間運転してください。
2. 毎月の支払い額が機能するかどうかをクライアントに尋ねます。それらを少し押し上げますが、それほど多くはありません。彼らは実際に支払いをすることができなければなりません。
3. 自動引き出しまたは事前承認されたクレジットカード取引が必要です。クライアントは、小切手を送ることができないことをすでに証明しています。彼らのためにこの障害を取り除きます。
4. （合理的な）利息を請求します。それが問題である場合、彼らがその年の間に忠実に支払いを行うならば、あなたは毎年元本残高に利息を適用することに同意することができます。ただし、ほとんどの企業は、妥当な利息で問題ありません。
5. 署名されたメモといくつかのお金を持って会議を離れることを確認してください。 25ドルであっても、現金を手放さない限り、取引はクライアントにとって現実的ではありません。おそらく、彼らは少なくとも250ドルまたは500ドル、あるいは会社の延滞残高と規模に応じてはるかに高い金額を支払うことができます。